• Hannes von TourTouch

Workflow in der Rezeption - Das Tagesgeschäft effektiv gestallten

Nervige Zeitfresser lauern überall im Büro-Alltag. Wie können wir den Workflow flüssiger und das Tagesgeschäft effizienter gestalten? Im heutigen Beitrag geht es darum, womit wir im Büro die meiste Zeit verbringen, wie wir hierbei leistungsfähiger werden können und wie Sie schon nach diesem kurzen Video Ihren täglichen Arbeitsaufwand reduzieren können.



BÜROARBEIT. Eine groß angelegte GFK Studie zeigt, dass ein durchschnittlicher Büroarbeiter in Deutschland knappe 80% der Arbeitszeit vor seinem Computer verbringt. Über 70 % der gesamten Arbeitszeit widmen wir uns dabei verschiedenen Microsoft Office Anwendungen wie Outlook, Excel, Word oder Powerpoint. In dieser Zeit erstellen Büromitarbeiter monatlich im Schnitt 600 Mails, 20 Dokumente, 15 Kalkulationen und 4 Präsentationen. Das Erledigen von wiederkehrenden Aufgaben - wie z.B das Tippen von immer wieder vorkommender Textelemente - frisst dabei besonders viel Zeit.


"Über 70 % der gesamten Arbeitszeit widmen wir uns verschiedenen Office Anwendungen."

ENORMES OPTIMIERUNGSPOTENZIAL. Wiederkehrende Aufgaben bringen großes Optimierungspotenzial mit sich. In der Industrie ist das längst angekommen. Anders sieht dies bei den Verwaltungen aus. In vielen Bürojobs wird nicht effizient gearbeitet. Zwar dreht sich alles um den PC, aber nur wenige nehmen sich die Zeit ihr primäres Arbeitsgerät wirklich zu beherrschen. Der Workflow wird dann entweder unterbrochen und verlangsamt sich, oder aber es wird ständig neu improvisiert. Eine Formel die dabei immer gilt: Nur was definiert und standardisiert ist kann anschließend auch erfolgreich digitalisiert und automatisiert werden.


Im Marketing sind es nicht nur Ihre Flyer und Gästemappen, die die mühsam aufgebaute Marke nach außen vertreten, sondern vor allem die - übers Jahr gesehen- enorme Masse an in Office-Programmen erstellten Mails und Dateien. Jeder Mitarbeiter transportiert durch seine Arbeit das Image und damit den Kern eines touristischen Betriebes nach außen. Hier lohnt es sich anzusetzen und Kollegen und Mitarbeitern die notwendigen Formulierungen, Layouts, Vorlagen und Kenntnisse an die Hand zu geben, die sie befähigen im Sinnes des Corporate-Designs Imagepflege zu betreiben und den Betrieb nach außen professionell zu vertreten.

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